2. Sachverhalt

 

Mit E-Mail vom 10. Oktober 2019 teilte Frau Hanna Fischer, Projektmanagerin der Coburg Stadt und Land aktiv GmbH, mit, dass es auch im Jahr 2020 wieder einen Kinosommer geben werde.

Der Grundpreis für den bisher gebuchten Leistungsumfang von 4 Tagen (Montag bis Donnerstag) wurde von 5.355,00 Euro auf 6.545,00 Euro inkl. MwSt. erhöht.

Alternativ wird eine 7-Tages-Buchung zu einem Preis von 10.710,00 Euro angeboten.

Als weitere Alternative wird Kommunen angeboten untereinander zu kooperieren und wechselweise im 2 Jahres-Turnus die 7-Tages-Buchung zu ordern.

Damit wäre am Beispiel Neustadt und Sonneberg in einem Jahr ein 7-tägige Kinosommer-Veranstaltung in Neustadt, im Folgejahr in Sonneberg durchzuführen.
Eine Vergünstigung der Kosten entsteht nicht, da hier durch den Veranstalter pro Jahr 5.355,00 Euro je Kommune verlangt, was wiederum Jahresgesamtkosten in Höhe von 10.710,00 Euro entspricht.

Umgerechnet würde ein Veranstaltungstag bei einer 7-Tages-Buchung 1.530,00 Euro inkl. MwSt. kosten, während ein Veranstaltungstag bei einer 4-Tages-Buchung 1.636,25 Euro inkl. MwSt. kosten würde.

Hinzu kommen Kosten in Höhe von 2,38 Euro inkl. MwSt. ab dem 201. Besucher als vom Veranstalter geforderter Aufpreis.
Diese Zusatzkosten entstehen bei allen verfügbaren Buchungsalternativen.

Die Verwaltung empfiehlt die Buchung einer 4-Tages-Veranstaltung für das Jahr 2020.
Über diesen Zeitraum hinausgehende, durch eine Kooperation und Veranstaltungssplittung zwingend notwendig werdende Verpflichtungen, sollten in diesem freiwilligen Bereich nicht eingegangen werden.

Mögliche Buchungszeiträume wären:
13.07 bis 03.08.2020

und 17.08. bis 13.09.2020.

 

Die Anlagen „Konzept und Angebot 2020“, sowie „Anhang 1-Modellvarianten“ sind Beschlussbestandteil.

3. Beschlussvortrag (Vorschlag der Verwaltung):

 

Es wird festgestellt, dass kein Mitglied des Gremiums an der Beschlussfassung teilnimmt, das im Sinne des Art. 49 GO befangen ist.

 

Der Kultur-, Sport- und Städtepartnerschaftsausschuss beschließt:

 

1. Innerhalb der möglichen Buchungszeiträume, 13.07 bis 03.08.2020 oder 17.08. bis 13.09.2020, soll die Veranstaltung Kinosommer in gleichem Stil, wie in den Vorjahren gebucht werden.
2. Der Grundpreis für die Buchung einer 4 Tages-Veranstaltung (Montag bis Donnerstag) in der angebotenen Höhe von 6.545,00 Euro inkl. MwSt. ist Zugrunde zu legen.
3. Die Verwaltung wird beauftragt auf Basis des vorliegenden Angebotes einen Vertrag zu schließen.
4. Die Anlagen „Konzept und Angebot 2020“, sowie „Anhang 1-Modellvarianten“ sind Beschlussbestandteil.